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Les principales caractéristiques techniques de la solution NEOPOLE.

  • Réseau, téléphonie, logiciels :

Nous utilisons divers outils au confluent de trois techniques : la maîtrise des flux téléphoniques, la mise en réseau des moyens et ressources, des logiciels spécialisés et bases de données conçues pour votre activité.

  • La souplesse du transfert de ligne :

Vous êtes toujours maître de la configuration que vous désirez, vous transférez la ligne, vous reprenez la ligne, nous vous passons les appels… Il est toutefois souhaitable que nos secrétaires soient parfaitement informées de votre manière de travailler.

  • La prise de rendez-vous, souplesse des créneaux :

Vous définissez vous-mêmes les règles que vous souhaitez voir appliquer pour la prise de rendez vous.

  • La continuité du service, horaires, flux d’appels :

Afin d’assurer une totale continuité, un système prend en charge le flux d’appels et le dirige vers la personne appropriée en fonction de sa disponibilité, connaissance du dossier, etc.

Les horaires élargis (de 7h30 à 20h30) permettent d’assurer une présence qui répond le plus largement possible à vos besoins. En dehors de ces horaires, possibilité de mise en place d’un répondeur avec un message personnalisé.

  • La personnalisation, à deux niveaux :

Tout appel vous concernant est présenté automatiquement à la secrétaire la plus appropriée, qui reçoit automatiquement votre dossier à l’écran. Chaque dossier est personnalisé selon vos choix et préférences et les instructions communiquées.

  • L’ « ubiquité » des dossiers, via Internet :

Notre outil, en s’appuyant sur Internet (sans que ce soit obligatoire) permet une totale simultanéité du travail réalisé conjointement. Si vous-mêmes prenez un rendez-vous sur notre système, nous en avons connaissance immédiatement et réciproquement.

Que ce soit de chez vous ou de chez nous, nous travaillons sur le même dossier, mis à jour en temps réel, ce qui est un atout important pour la qualité et l’efficacité.

  • Les instructions :

Elles sont rédigées spécifiquement pour vous. Le soin apporté à leur rédaction, précision, clarté, est essentiel pour se prémunir contre tout risque d’inexactitude.

  • La transparence:

Tout se passe comme si la secrétaire se trouve dans la pièce à coté. Si l’on souhaite vous parler et si vous êtes présent, nous vous mettons en communication avec la personne.

Nous pouvons, si c’est votre choix, vous contacter en cas d’urgence, etc.

  • La connaissance et maitrise de l’information :

Notre système s’enrichit, au fur et à mesure, des données générales adresse, téléphone, etc.

  • La base documentaire vous appartient :

Nous constituons une base documentaire (déontologiquement limitée) sur vos contacts, les statistiques d’activité. Ces éléments vous appartiennent et vous sont communiqués si nécessaire.

  • Nos statistiques, la connaissance de votre activité :

Notre système répertorie toutes les donnés sur votre dossier, appels, messages, temps d’attente en sonnerie, temps de communication,  etc.

Ceci nous permet de contrôler, de mesurer les évolutions et de vous renseigner si besoin.

  • Simplicité de gestion et de facturation :

Un forfait négocié auquel s’ajoute le temps passé sur votre dossier. C’est le bon compromis entre les avantages du forfait et les avantages de la proportionnalité. Cette simplicité est un avantage pour tout le monde.

  • Combien ça coûte ? 

Cela dépend de vos options, habitudes, outils, choix et instructions ; mais l’ordre de grandeur se situe entre 1,15 €et 1,45 € T.T.C. par rendez-vous pris, tout compris. 

 

N’hésitez pas à nous contacter Je découvre